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사회 초년생도 아닌데 갑자기 글쓰기를 배우라고 하니, 고개를 갸웃거리면서 읽으시겠네요 ^^
자신의 전문분야만 잘하면 되는 줄 알았지만, 일을 오랫동안 하면 할수록 문서를 잘 만드는 기술에 대해서 갑갑함을 많이 느끼게 되죠. 직장생활을 좀 오래하신 경우라면 빠른시간안에 탄탄한 구조로 문서를 작성하기 위해서 별도의 방법들을 가지고 있을꺼라 생각됩니다. 오늘은 제가 쓰는 문서작성 방법에 대해서 이야기 해볼까 합니다.
주의 : 이 글은 회사의 인턴사원을 대상으로 작성된 글이므로 축적된 내공을 가진 분은 좀 어이없으실 수 있습니다. :-)
가상의 시나리오를 한번 생각해 볼까요.
회사에서 보고서 만들기 미션을 받은 길똥이. 머리속에는 아무런 생각이 떠오르지 않습니다. 그 다음 과정은 네이버나 구글등의 검색엔진에서 만들려는 보고서를 검색해보기 시작합니다. 그러다 비슷한 문서를 발견하면 올레~! 발견하지 못하면 OTL 찾을때까지 무한반복~ ㅎㅎ , 이런방식으로 보고서를 만들고 있다면 좀 반성하셔야 할것 같네요
저는 문서를 만들때 몇가지 절차를 거쳐서 작성합니다. 다음 그림은 제가 사용하는 문서작성의 과정입니다.
문서를 제작할때 첫번째 단계는 틀을 구성하는 단계입니다. 저는 틀구성을 위해서 마인드맵 도구를 사용하고 있습니다. (마인드맵도구를 선정하실때 자신이 사용하는 오피스로 변환이 가능한 도구인지 알아보시는것이 좋습니다)
두번째단계는 자료수집 및 분석단계입니다. 문서작성에 필요한 각종 웹페이지 링크 및 내용을 에버노트나 delicious toolbar 같은 도구로 클리핑합니다. 화면을 자유롭게 캡쳐할수 있는 프로그램도 필수입니다.
세번째 단계는 틀구성에서 만든 문서맵을 자신이 사용하는 워드프로세서 또는 파워포인트로 변환하여, 최종 문서의 형태로 수정 및 검토하는 단계입니다.
뭐 특별할만한 내용도 없죠. 너무 간단한가요?
아래 문서는 사내에서 교육을 위해서 사용한 자료입니다. 실제 교육 시에는 데모가 20분 가량있어서 실제 사용하는 도구들을 소개했는데, 제가 사용하는 도구의 사용법을 여기 다 적기는 어려운 일이죠. 각각의 프로그램에 대한 사용법은 검색을 통해서 쉽게 확인할 수 있으니, 단계에 맞는 자신에게 적합한 도구를 선정하여 익혀두시면 생산성의 향상에 크게 도움이 되실겁니다.
그럼 즐거운 하루 되세요~
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